“Soms kan het niet zoals het moet en moet het maar even zoals het kan”

Om alle pensioenfondsen waarvoor APG werkt verantwoord te laten overgaan naar het vernieuwde stelsel, moeten binnen de organisatie nieuwe pensioenregelingen en processen worden ontwikkeld, en één IT-systeem waarin alle regelingen worden geadministreerd. Wim Koeleman, directeur van het Pensioen van Straks-programma, moet ervoor zorgen dat al die voorbereidingen op het vernieuwde stelsel bij APG in goede banen worden geleid. “Uiteindelijk hebben we wel te maken met harde, wettelijke deadlines waar niet veel speling in zit.”

De publicatie van het jaarverslag over 2023 – met als thema ‘Een nieuwe werkelijkheid’ – vormt een mooi moment om de peilstok in de organisatie te steken en Wim om een toelichting te vragen op de voorbereiding van APG op die werkelijkheid. De eerste belangrijke uitdaging daarin is om ervoor te zorgen dat de IT-systemen en -processen van APG op tijd klaar zijn om de transitie naar het vernieuwde stelsel verantwoord te kunnen uitvoeren, zegt Wim.

Hoe bereik je dat?

“We doen dat door voortdurend te testen: eerste een individuele softwarecomponent, vervolgens een aantal componenten, dan een heel proces en ten slotte test je de hele keten waarin dat proces zit. Die testen vinden plaats aan de hand van onze klantreizen, bijvoorbeeld ‘met pensioen gaan’. Alle stappen die daarvoor doorlopen worden, testen we dan van begin tot eind. In de loop van het jaar doen we een aantal van dergelijke testen, tot wij, maar ook de fondsen – in dit geval PPF APG en PWRI – hebben vastgesteld dat de nieuwe systemen en processen betrouwbaar zijn en we ermee in productie kunnen gaan.”

Wat heeft in 2024 nog meer prioriteit?

“We moeten ook bevestigend kunnen antwoorden op de vraag: zijn we er klaar voor om alle pensioenaanspraken – die zijn opgebouwd binnen het oude stelsel – en pensioenuitkeringen om te zetten naar de vernieuwde pensioenregeling, dus om te zetten in persoonlijk pensioenvermogen? Zoals het er nu naar uitziet doen we daar in 2024 drie proefmigraties voor, waarvan de eerste inmiddels achter de rug is. Naast die omrekening naar persoonlijke pensioenvermogens, moeten we alle data in de bestaande systemen ‘overpompen’ naar het nieuwe systeem, dat net weer een andere indeling, velden en definities heeft.”

Ik kan me voorstellen dat ook de communicatie met deelnemers dit jaar een belangrijke rol begint te spelen. Wat gebeurt er op dat vlak?
“Het adequaat informeren van de deelnemers van de pensioenfondsen waarvoor we werken, is inderdaad een andere belangrijke uitdaging. Zoals het er nu naar uitziet ontvangen zij ergens in september hun reguliere Uniform Pensioenoverzicht – UPO – waarin staat hoeveel rechten een deelnemer per 1 januari 2024 heeft opgebouwd in het bestaande pensioenstelsel. Daar voegen we deze keer een transitieoverzicht aan toe, waarin de individuele deelnemer voor het eerst kan zien hoeveel dat zou zijn in het vernieuwde stelsel. En dat is in die zin een uitdaging, dat de regels daarvoor nog niet helemaal zijn uitgekristalliseerd.”  

De voorbereiding op de transitie legt een beslag op een deel van de medewerkers. Bovendien moeten medewerkers worden opgeleid voor de nieuwe pensioenregelingen en werkwijze. Tegelijkertijd moet er voldoende capaciteit zijn voor het dagelijkse werk. Hoe ga je om met dat spanningsveld?

“Door de transities van onze opdrachtgevers in drie stappen, verspreid over drie jaar te laten plaatsvinden. We beginnen met PPF APG en PWRI, die begin 2025 overstappen op het vernieuwde stelsel. Van de duizend mensen die bij pensioenuitvoering werken, zijn er ongeveer dertig bezig met deze fondsen en we hebben daar gezorgd voor wat extra capaciteit. In de laatste periode voordat we in productie gaan, gaat het bouwteam dat vanuit het Pensioen van Straks-programma werkt, ook fysiek op dezelfde vloer zitten als de pensioenuitvoering. Op die manier kunnen ze elkaar helpen, vragen aan elkaar stellen en zien hoe het allemaal werkt. In dat eerste jaar proberen we zoveel mogelijk te leren. Die lessen nemen we mee bij de overstap van grotere fondsen in het jaar daarna: bpfBOUW, SPW en BPF Schoonmaak. Ook daar leren we weer van en pas in het derde jaar gaan we dan over met ABP, waar een heleboel teams voor werken. We beginnen in 2025 niet met een big bang, we beginnen met een kleine bang en bouwen het geleidelijk op.”

Inmiddels zijn jullie ook al bezig met de voorbereidingen van de fondsen die in 2026 en 2027 overgaan naar het vernieuwde stelsel. Neemt de druk op de organisatie daardoor niet toe?

“Aan de ene kant klopt dat, aan de andere kant moet je ook hier goed kijken wie in de organisatie voor die fondsen precies aan de slag moet. Er zijn verschillende planningen en we hebben verschillende processen te doorlopen. Het begint met een proces van het ontwerpen van nieuwe pensioenregelingen. Daarbij zijn adviseurs van onze ALM-afdeling, afdeling Actuariaat en juristen betrokken. Zij helpen sociale partners en pensioenfondsbesturen om die regelingen helemaal in te vullen. Dus op dat moment ligt het werk bij hen. Vervolgens moeten er mensen aan de slag om nieuwe processen en systemen te ontwerpen. Eigenlijk zijn we daar al twee jaar mee bezig, want we zijn op basis van aannames gaan bouwen aan een generiek systeem dat voor elk fonds toepasbaar is. Vervolgens maak je fondsspecifieke aanpassingen. Je moet dus per keer bekijken wie ergens mee aan de slag moet, of dat een piekbelasting geeft of dat je deze werkzaamheden kunt spreiden in de tijd. Tot nu toe kunnen we het aardig spreiden, maar de spanning loopt wel op. Zeker bij bepaalde mensen met specifieke kennis, overzicht en ervaring, die telkens nodig zijn. Uiteindelijk zijn we toch met heel veel veranderingen tegelijk bezig. We zijn niet alleen onze processen en systemen aan het veranderen, we passen ook de pensioenregelingen zelf aan, onze diensten veranderen en de manier van communiceren. En al die verschillende onderdelen moeten ook nog eens op de juiste manier op elkaar inwerken.”  

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers onder die oplopende druk het hoofd koel houden, buiten een goede planning van werkzaamheden?

“Het is heel belangrijk om geregeld fysiek bij elkaar te komen met iedereen die bij het Pensioen van Straks-programma betrokken is. Zo hebben we om de paar maanden een gezamenlijke bijeenkomst, waar al snel een paar honderd mensen aanwezig zijn. Na een gezamenlijke aftrap gaan we uiteen in kleine groepen met ieder hun eigen deelonderwerpen. Bij dit soort bijeenkomsten doe ik altijd de oproep om elkaar in de gaten te houden. Vraag hoe het met iedereen gaat, kijk of je elkaar kunt helpen. Want je ziet het niet altijd als de druk bij iemand te hoog wordt, zeker als je hybride werkt. Ik vraag medewerkers daarom ook om gezamenlijk zoveel mogelijk op vaste dagen op kantoor te werken. We hebben best veel besturing op dit programma en voortgangsoverleggen, waarin we continu beoordelen of we op schema liggen, of we moeten bijsturen en welke risico’s we zien. We hebben daar dus veel aandacht voor. Maar uiteindelijk hebben we wel te maken met harde, wettelijke deadlines waar niet veel speling in zit, en harde planningen. Daar kun je je goed op organiseren, maar soms kan het niet zoals het moet en dan moet het maar even zoals het kan.”

Benieuwd naar het hele jaarverslag? Download hem hieronder of ga naar de speciale landingspagina.