“Opleiding is de motor achter de verandering”

De transitie naar het vernieuwde pensioenstelsel is de grootste verandering ooit voor de pensioensector in Nederland. APG staat met acht fondsklanten dan ook voor een enorme uitdaging. “Naast dat we onze systemen en processen aanpassen, zorgen we er ook voor dat elke medewerker zich goed voorbereid voelt op de veranderingen”, zegt Cindy Zieltjens, HR-expert bij APG. “Dit doen we met een gestructureerde aanpak voor verandering en opleiding, in nauwe samenwerking met de business.” 

Het opleidingsprogramma startte met het verzamelen van kennis en inzichten van de directies van de betrokken bedrijfsonderdelen. "We vroegen hen: wat moet welke medewerker op welk moment weten?" zegt Zieltjens. Dit resulteerde in een lijst van ‘must-haves’ die op het eerste oog cruciaal waren voor de transitie. Vervolgens gingen we dit toetsen bij de afdelingen die direct met de nieuwe processen en systemen aan de slag zouden gaan. Het was meteen een leermoment voor ons, zegt Zieltjens. “Want iedereen wilde eigenlijk alles leren. Vanuit zorgvuldigheid werd de opleidingslijst steeds langer en verloren we het eigenlijke doel uit het oog. Het opleiden moest wel behapbaar blijven voor de organisatie en collega’s. We moesten echt focussen op de belangrijkste zaken. Het was daarnaast essentieel dat de opleidingen niet te theoretisch waren, maar goed toepasbaar in de praktijk.” Het resultaat is een doordacht en gefaseerd plan waarbij afdelingen die de meeste impact ervaren, zoals Pensioenuitvoering, een grote rol speelden bij de inhoudelijke toetsing.

Opleidingsplan 
Volgens Zieltjens is het creëren van een solide basiskennis het belangrijkste uitgangspunt. "Wij leveren een opleidingsplan dat alle noodzakelijke leerinterventies bevat, de doelgroepen en een planning. Met dit opleidingsplan kunnen medewerkers zich continu ontwikkelen in vaardigheden, kennis en gedrag die de wetgeving, maar ook nieuwe processen en systemen, van ons vragen", legt ze uit. Dit gebeurt zowel voor, tijdens als na de transitie. "Door het transitieschema van de verschillende fondsen te volgen, kunnen wij borgen dat elke medewerker op tijd is opgeleid. En we hanteren daarbij het just-in-time-principe. Medewerkers worden opgeleid vlak voordat ze het geleerde gaan toepassen in hun dagelijks werk. Daarmee wordt het grootste leereffect bereikt, wordt er effectief omgegaan met resources en verkleinen we het risico op het moeten herhalen van het geleerde."

Continu evalueren en verbeteren

Het succes van dit opleidingsplan ligt niet alleen in het bedenken van de juiste leerinterventies. "We evalueren ze ook continu, op verschillende manieren. Via korte vragenlijsten ingevuld door elke deelnemer en via focusgroepen met stakeholders, zoals leidinggevenden, en inhoudsdeskundigen die de leercontent maken”, zegt Zieltjens. “Deze evaluaties stellen ons in staat om het opleidingsaanbod voortdurend te verbeteren en aan te passen aan de actuele behoeften.

Didactische grondslagen en praktijk
De didactische uitgangspunten van het opleidingsplan zijn gebaseerd op de wetenschappelijke principes van ‘70-20-10’. Dat betekent dat 70 procent van het leren plaatsvindt door ervaring (leren door te doen), 20 procent door sociale interactie en 10 procent door formele opleidingen. Medewerkers moeten immers niet alleen kennis vergaren, maar die ook kunnen toepassen. "We hebben ervoor gezorgd dat we het leren zoveel mogelijk in de werkomgeving integreren”, aldus Zieltjens. Met de integratie van het gloednieuwe platform WeGrow krijgen medewerkers eenvoudig toegang tot leerinterventies die afgestemd zijn op hun functie en op het juiste moment in het transitieproces. “We creëren op die manier tegelijkertijd relevante stuurinformatie voor de leidinggevenden. Zodat we zeker weten dat iedereen de opleidingen tijdig heeft afgerond en goed voorbereid in het vernieuwde pensioenstelsel aan de slag kan.”

Veranderplan
Verandering kan ook onrust en onzekerheid met zich meebrengen. De aanpak is daarom niet alleen vakinhoudelijk, maar ook veranderkundig gericht. Met het veranderplan worden leidinggevenden en teams ondersteund in de transitie. “Denk daarbij aan de manier waarop we medewerkers gericht meenemen in de transitie, en helpen om te gaan met al die veranderingen. Daarbij is er extra aandacht voor de leidinggevenden, zodat zij goed in staat zijn de medewerkers te begeleiden. We bieden daarbij een interventiepalet met gerichte communicatie- en veranderactiviteiten die naar behoefte en noodzaak worden ingezet (waaronder communicatie, inspiratiesessies, e-learnings, teamsessies en verandertrainingen)”. In het veranderplan is ook een belangrijke rol weggelegd voor periodieke pulsemetingen. Hiermee wordt de veranderbereidheid gemeten; de mate waarin medewerkers en leidinggevenden de verandering zelf willen en kunnen toepassen. Zonder die bereidheid loopt de verandering namelijk spaak. In de pulsemetingen is ook veel aandacht voor vitaliteit en (mentale) veerkracht, samenwerking en executiekracht. Is er een aanvullende - specifieke - behoefte aan ondersteuning? Dan kijken we samen wat er nodig is en stellen we het aanbod bij.”

Uitdagingen en leerpunten
Hoewel de opleidingen tot nu toe goed verlopen, zijn er ook aandachtspunten voor de toekomst. Zieltjens wijst op de noodzaak om te anticiperen op grotere groepen medewerkers die getraind moeten worden in de volgende waves. "In 2026 en 2027 komen bpfBOUW en ABP aan de beurt. Dit betekent dat we in een kortere periode veel mensen moeten trainen."

Desondanks is er alle vertrouwen. "Door het proces iteratief en flexibel te houden, kunnen we snel schakelen wanneer er nieuwe inzichten of veranderende omstandigheden zijn”, zegt Zieltjens. De kracht van de aanpak zit volgens haar in de continue afstemming met de business en de programma-elementen die de leercontent verzorgen. "We hebben de kennis zelf in huis: opleiden gebeurt dus voor en door APG’ers. Wat wij maken, is nergens in Nederland te koop. Dat maakt enorm trots. "

Foto: Cindy Zieltjens