Ruim vier jaar geleden zette APG een ambitieus project in gang: de voorbereiding op de overgang naar het vernieuwde pensioenstelsel. Destijds was wel bekend dat er hoogst waarschijnlijk een nieuwe wet zou komen, maar de precieze invulling was nog niet duidelijk. Door de keuze van APG voor een nieuwe polis- en kapitaaladministratie moesten niet alleen de pensioenrechten worden omgerekend naar het vernieuwde stelsel, maar ook de data worden gemigreerd naar een geheel nieuw IT-systeem. Een dubbele uitdaging, die vroeg om een gedegen planning, nauwkeurige uitvoering en een intensieve samenwerking tussen de betrokken teams.
Hiervoor werd een team in het leven geroepen dat de transitie, inclusief de datamigratie oppakte als onderdeel van het bredere Pensioen van Straks-programma van APG. “Vanaf het allereerste begin wisten we dat we geen tijd konden verspillen”, vertelt projectleider Joost Petit. Met voldoende voorbereidingstijd kon het team intern en extern de juiste expertise verzamelen.
In de beginfase lag de focus op het ontwerp van een ‘invaarstraat’. Hoe moest het transitieproces, de bijbehorende systemen en datastructuren worden ingericht zodat de fondsen later veilig en gecontroleerd over konden gaan? Dat ontwerp, waarvoor alle afdelingen – van IT tot Compliance en Security – hun input leverden, vormde de basis van een datamigratieplan. Dit plan beschrijft in detail hoe data uit de oude systemen worden gehaald, getransformeerd en vervolgens worden ingelezen in het nieuwe administratiesysteem. Daarbij ging veel aandacht uit naar de beheersing van de risico’s die met zo’n omvangrijke operatie gepaard gaan.
Petit vergelijkt het met het aanleggen van een compleet nieuwe snelweg. Niet alleen die snelweg moest er komen, maar ook alle benodigde infrastructuur, zoals belijning, bewegwijzering en vangrails.
Intensieve voorbereiding en proefmigraties
Voorafgaand aan de daadwerkelijke overgang zijn talloze oefenrondes en proefmigraties uitgevoerd. “We hebben elk stukje eindeloos geoefend, en het geheel vier keer uitgebreid van voor tot achter doorlopen om te zorgen dat alle pensioenrechten en uitkeringen correct worden omgezet. Dit was cruciaal om uiteindelijk de kwaliteit te waarborgen”, aldus Petit. Met elke oefenronde werden de kwaliteit van de data en de software steeds verder verbeterd en kon het team op tijd aanpassingen doorvoeren.
Rol invaarteam en de tweetraps-aanpak
Binnen APG heeft het ‘invaarteam’ – het team dat de overgang coördineert – een cruciale rol gespeeld. Dankzij nauwe samenwerking tussen de diverse disciplines werd de overgang op tijd gerealiseerd. Om dit allemaal in goede banen te leiden was een gedetailleerd draaiboek opgesteld. Dit draaiboek heeft er mede voor gezorgd dat APG een vlekkeloze migratie kon uitvoeren. Voor de uiteindelijke transitie koos APG bewust voor een tweetraps-aanpak: de fondsklanten gingen in twee stappen over naar het vernieuwde stelsel. In de eerste stap, begin januari, werden de basisuitkeringen in het nieuwe systeem gerealiseerd zodat de continuïteit van cruciale bedrijfsprocessen gewaarborgd bleef. In de tweede stap, die twee weken later plaatsvond, werd de volledige buffer van de fondsen verdeeld. Lees meer over het tweetraps invaren in het artikel Tweetraps-aanpak bij APG: zorgvuldige en efficiënte overgang | APG.
Actuariaat: de waarborg voor nauwkeurigheid
Essentieel was ook de rol van het actuariaat. Het actuariaat deed zowel het voorwerk als de cruciale controles tijdens de overgang. De actuarissen vertaalden beleidsregels naar concrete rekenregels en stelden de rekenfactoren voor de ‘invaarberekening’ vast. Actuaris Matthijs van den Brink licht toe: “Wij zorgden ervoor dat alle rekenmodellen klopten. Dat houdt in dat de berekening plaatsvond conform de afspraken in het transitieplan en de wettelijke voorschriften. Op die manier kreeg iedere deelnemer waar hij recht op had bij de omrekening naar het vernieuwde stelsel. Bij elk onderdeel van deze berekening moest exact het juiste vermogen worden toebedeeld. Dit controleerden we op individueel niveau, en we toonden via een verificatie aan dat het ook op totaalniveau klopte.”
De berekeningen werden zowel intern dubbel gecontroleerd als extern voorgelegd aan de speciale controleur namens de pensioenfondsen: de actuarieel sleutelfunctiehouder. “Dat externe akkoord is een wettelijk verplicht onderdeel bij de transitie, en gaf ons, bovenop onze eigen controles, nóg meer zekerheid dat de berekening correct is uitgevoerd”, verklaart Van den Brink.
Samenwerking en verantwoording
De overgang naar het vernieuwde pensioenstelsel is een gezamenlijke inspanning geweest van vele afdelingen. Die intensieve samenwerking heeft gezorgd voor een soepel verlopende, transparante en beheerste uitvoering van de overgang. Petit komt nog even terug op zijn vergelijking met de snelweg: “Oprit voor oprit, en afslag voor afslag kregen we voor elkaar dat uiteindelijk de eerste auto’s over de snelweg konden rijden. En die weg ligt er nu. Misschien moeten er nog één of twee rijstroken bij, maar we hebben een uitstekende basis gelegd voor de transities die nog voor ons liggen.”