Een goed begin is het halve werk. Dat zou je kunnen zeggen nu de eerste twee pensioenfondsklanten van APG zijn overgezet naar het vernieuwde pensioenstelsel. Op 1 januari 2026 stappen de drie grotere fondsen bpfBOUW, Pensioenfonds Schoonmaak en SPW over. Rob Bakker (als programmamanager bij APG verantwoordelijk voor de technische kant van de transitie) over de voorbereiding op dit volgende transitiemoment.
In het kort:
Het was een bewuste keuze om PWRI en PPF APG als eerste fondsen te laten invaren, aldus Bakker. “Niet alleen omdat het wat kleinere fondsen zijn, maar ook omdat ze relatief eenvoudige pensioenregelingen kennen, met een beperkt aantal uitzonderingen. Op 1 januari 2026 gaat het om veel meer deelnemers en meer ‘informatie-veldjes’ – oftewel data – die we moeten overzetten. Werden er twee maanden geleden in Nederland zo’n 201.000 deelnemers – waarvan 200.000 van de twee fondsklanten van APG – naar het vernieuwde stelsel overgezet, over iets meer dan tien maanden gaat het om ruim een miljoen deelnemers.”
Generieke invaarstraat
Het werk dat al is gedaan voor PWRI en PPF APG is generiek opgezet, zodat het wiel niet opnieuw hoeft te worden uitgevonden. “De zogeheten invaarstraat, waarmee de data van het oude naar het nieuwe polis- en administratiesysteem worden overgezet, heeft zich bewezen als een goede verbinding tussen alle betrokken systemen: van het bronsysteem naar de datakern, van de datakern naar Data eXcellence (DX, de technologie achter de datamigratie, red.) en weer terug naar de datakern, om te eindigen in het polis- en administratiesysteem van Festina Finance.” Dit proces kende volgens Bakker verrassend weinig uitval: meer dan 99,9 procent van de deelnemers is geautomatiseerd overgebracht. Deze route zal straks dan ook worden gebruikt voor het overzetten van de data van bpfBOUW, SPW en Pensioenfonds Schoonmaak.
Bakker: “Momenteel wordt de transitie van PWRI en PPF geëvalueerd, dus mogelijk komen er nog leerpunten naar boven. Wel is al zeker dat de grote hoeveelheid deelnemers ons straks noodzaakt tot technisch ingrijpen op een aantal gebieden, om alle stappen in het invaarproces op tijd te kunnen nemen. Daarmee bereiden we ons ook al voor op de overstap van onze grootste pensioenfondsklant ABP in 2027.”
Uitbreiding dienstverlening
Naast de voorbereiding voor de fondsen die straks overgaan, moeten er ook nog bepaalde zaken worden afgerond voor PWRI en PPF APG. Zo is in het eerste kwartaal van 2025 nog niet alle dienstverlening al ‘aangezet’. Een pensioenfonds vraagt bijvoorbeeld aan een deelnemer die in het buitenland woont en van wie de gegevens niet bekend zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) jaarlijks een zogenoemd bewijs van leven op. Daarmee wordt gecontroleerd of die deelnemer nog recht heeft op pensioen. De volgende controle vindt pas in het najaar plaats. Dan moet dit proces zijn geïntegreerd in de nieuwe systemen. Iets soortgelijks geldt voor het versturen van het Uniform Pensioenoverzicht (UPO). Het overzicht dat dit jaar wordt verstuurd gaat over 2024, dus nog over het pensioen volgens de oude regels. “In 2026 versturen we pas een UPO over het pensioen in het vernieuwde stelsel. Dat proces starten we in het vierde kwartaal van dit jaar voor PRWI en PPF APG.” De dienstverlening voor de fondsen die in 2025 zijn overgegaan, wordt op die manier nog steeds uitgebreid.
Het feit dat we nu live zijn is het allerbelangrijkste
Partnerschap met externe partijen
De transitie leidt binnen APG tot nieuwe en intensievere vormen van samenwerking, maar ook met externe partijen. Volgens Bakker vraagt dit om een flexibele instelling. “Het is een kwestie van een spreekwoordelijke blauwe blouse aandoen als je processen scherp moet houden, een rode als je even moet doorduwen en een groene wanneer de samenwerking extreem belangrijk is. Dat hoort bij dit soort grote projecten. Met onze externe leveranciers, en dan met name DX en Festina Finance, hebben we duidelijke afspraken gemaakt. Onze relatie met hen betreft een partnerschap en geen koude klant-leverancierrelatie. Het is daarbij belangrijk dat we goed aan elkaar uitleggen waarom iets spoedeisend is, en er moet sprake zijn van een duidelijk contact en contract. Dat vraagt de nodige tijd en aandacht, want deze leveranciers zijn op cruciale momenten onwijs belangrijk voor ons, en ze hebben ons daarbij al heel goed ondersteund. Het is voorgekomen dat Festina Finance meerdere ‘hot fixes’ in een week tijd moest doorvoeren. Daardoor konden we de software altijd op een goede en degelijke manier aanpassen zodat de dienstverlening door kon gaan, zonder dat we handmatig hoefden in te grijpen om data te veranderen. Als je tussendoor iets handmatig aanpast, kun je daar nog heel lang hinder van ondervinden, en dat willen we voorkomen.”
Nieuwe fase
Er is nu een nieuwe fase ingegaan, stelt Bakker. “Nu we in productie zijn, hebben we minder vrijheid om wanneer we iets vreemds tegenkomen alles schoon te vegen en opnieuw te beginnen. Het systeem met alle data over onder meer toegekende pensioenen moet zo blijven staan, omdat de fondsen daar afhankelijk van zijn in hun dienstverlening. Overigens hebben we hier wel rekening mee gehouden. Momenteel staat er al 60 tot 70 procent van de noodzakelijke dienstverlening die we in 2027 voor ABP willen kunnen uitvoeren. Als straks bpfBOUW, SPW en Pensioenfonds Schoonmaak overgaan, staat er misschien wel 80 procent van de dienstverlening. En die heeft dan ook al de tand des tijds doorstaan: er zullen incidenten zijn geweest en ook weer opgelost. Op die manier worden de resterende risico’s steeds kleiner.”
Rob Bakker: “Het feit dat we nu live zijn is het allerbelangrijkste, want we leren nu te werken met zaken die we niet altijd vooraf konden testen. En als we wat tegenkomen, dan lossen we het op. Dat doen we zoals gezegd op een nette en degelijke manier, waar de fondsen die straks overgaan ook profijt van zullen hebben. De belangrijkste garantie voor een succesvolle transitie van de volgende fondsen is dat het overgrote deel van hun dienstverlening al in productie is genomen. De vraag die we aan het begin hadden – gaat het werken? – is inmiddels beantwoord.”