Op 1 januari gingen twee van de fondsklanten waarvoor APG werkt, PWRI en PPF APG, over naar het vernieuwde pensioenstelsel. Een cruciale mijlpaal in de grootste en meest complexe transitie binnen de pensioenwereld. Met het overzetten van twee van de drie fondsen die als eerste in Nederland de overstap maakten, speelde APG een voortrekkersrol in de sector. We spraken met Carmen Römer-Theunissen, overall programmamanager van de transitie, over de aanpak, de uitdagingen en successen.
Toen Carmen Römer-Theunissen op 1 april 2022 aantrad als programmamanager, wist ze dat de transitie omvangrijk zou zijn. Maar dat het programma Pensioen van Straks zou uitgroeien tot een organisatie met ruim zeshonderd mensen, had ze niet voorzien. “Mijn opdracht was helder: van denken naar doen en de plannen omzetten in acties. We moesten opschalen en aan de slag, terwijl de wetgeving nog in ontwikkeling was. Er was gewoon geen tijd om te wachten op de definitieve versie van de wet, dan hadden we het nooit gehaald”, vertelt ze.
Zo startte het megaproject, waarin onder andere een nieuw IT-landschap werd gebouwd, datakwaliteit en regelgeving in kaart werden gebracht en een communicatieplan richting werkgevers en deelnemers werd opgesteld. Dit alles gebeurde in nauwe samenwerking met de pensioenfondsen, toezichthouders en andere stakeholders.
Het was een strategisch besluit om met PWRI en PPF APG te beginnen. “We wilden starten met twee fondsen die alle aspecten van de Wtp bevatten: een fonds met extern vermogensbeheer en een fonds met vermogensbeheer bij APG. Bovendien gebruiken we onze beide administratiesystemen voor deze fondsen. Zo konden we leren en onze aanpak optimaliseren voor de grotere en complexere transities die nog komen.”
Een transitie volgens plan
De transitie van de eerste twee fondsen verliep boven verwachting soepel. Römer schrijft dit toe aan de intensieve voorbereiding en de enorme inzet van het team. “We hebben extreem gedetailleerde draaiboeken gemaakt, processen tot in de finesses uitgewerkt en de mensen met de meeste kennis in huis betrokken bij de uitvoering. Dat heeft echt zijn vruchten afgeworpen”, vertelt Römer. “Sterker nog, op sommige momenten lagen we zelfs vóór op schema. Dat is echt uniek in een operatie van deze omvang.”Ik ben ongelooflijk trots op de inzet van onze medewerkers. Dit was geen project ‘van negen tot vijf’, maar een operatie waarbij mensen vele weekenden en avonden doorwerkten om het mogelijk te maken. Niemand vroeg zich af of iets zijn of haar taak was; iedereen voelde de gezamenlijke verantwoordelijkheid. Die mentaliteit laat APG op zijn best zien.”
Naast het behalen van interne successen, ontving APG veel positieve reacties uit de sector. “Ook onze eigen fondsklanten, zoals bpfBOUW en ABP, keken geïnteresseerd mee en zagen dat we een solide fundament hebben gelegd. Dat geeft veel vertrouwen voor de volgende transities.”
Uitdagingen en leerpunten
Even goed waren er de nodige uitdagingen. Zo moesten er talloze systemen worden ontwikkeld en gekoppeld aan bestaande systemen. Een obstakel daarbij was de afhankelijkheid van externe leveranciers. “Voor sommige IT-leveranciers is APG slechts een kleine klant, waardoor zij niet altijd een gevoel van urgentie hadden. Vlak voor de transitie ging er iets mis bij zo’n leverancier, en kregen we niet de medewerking die we nodig hadden. Uiteindelijk hebben we zelf een goede oplossing bedacht, zodat de transitie niet in gevaar kwam.”
Ook de vele aftekenmomenten bij de fondsen zorgden voor spanning. “Soms moesten we op zondagmiddag nog mensen benaderen om een handtekening te zetten, zodat we verder konden. Op zondag is natuurlijk niet iedereen even goed bereikbaar. Dat vroeg veel flexibiliteit van alle betrokkenen en dat is iets wat we de komende jaren beter vooraf gaan afstemmen.”
De samenwerking met toezichthouders DNB en AFM was leerzaam. “Ook zij begonnen aan een proces dat ze nog nooit eerder hadden doorlopen. Het had sneller en soepeler gekund, maar we hebben er veel van geleerd. We hebben samen geëvalueerd hoe het in de toekomst beter kan. Ook de toezichthouders moeten opschalen: van drie fondsen in 2025 naar ruim zestig in 2026 en nog veel meer daarna. Die terugblik helpt hen bij de enorme klus die hun te wachten staat.”
Fondsen tonen lef
Een specifieke uitdaging was het moment waarop de fondsen moesten beslissen om transitieoverzichten te versturen. “Op dat moment was er nog geen 100 procent zekerheid over het slagen van de transitie. Het vroeg echt lef van PWRI en PPF APG. Voor de fondsen die in 2026 overgaan wordt dit nog spannender, omdat zij deze beslissing straks zelfs eerder moeten nemen, met nóg minder zekerheid. De beschikking van DNB is er dan nog niet en de testen en proefmigraties zijn ook nog niet allemaal afgerond.
Juist daarom is het goed dat de transitie van de eerste twee fondsen is doorgegaan. Zo hebben ook de fondsen die nog moeten volgen waardevolle ervaring kunnen opdoen. Tegelijkertijd ontstaat er een spanningsveld tussen de eisen van de toezichthouders en de praktische uitvoerbaarheid. “De kloof tussen die eisen en wat realiseerbaar is, baart me zorgen. In 2026 stappen drie van onze fondsen over, met grotere volumes en meer complexiteit. Daardoor moeten de transitieoverzichten eerder worden verstuurd dan vorig jaar, anders lukt het niet om alle deelnemers tijdig te informeren. Dit betekent dat de besluitvorming nog eerder moet plaatsvinden en dat er minder ruimte is voor last-minute aanpassingen. Dat vraagt nóg meer lef van de fondsen en een nauwe samenwerking om dit verantwoord aan te pakken.”
Vooruitblik
Daarnaast kijkt APG al vooruit naar 2027, wanneer onder andere ABP overgaat. “Bij zo’n groot fonds duurt het afstemmingstraject langer en moet de communicatie met deelnemers nóg eerder beginnen. Dit vereist een strakke regie en samenwerking.”
Römer benadrukt dat de ervaring met de eerste transities een grote troef is. “We hebben laten zien dat het kan. Maar iedere transitie blijft uniek en vraagt maatwerk. We staan voor een enorme uitdaging, maar we weten nu dat we het kunnen. Samen gaan we de volgende fases van de Wtp-transitie tot een succes maken.”